La gestion du compte client représente un défi non négligeable pour chaque entreprise. En effet, il est important d’avoir à disposition un service qui gère automatiquement la relance des clients afin que les factures puissent être réglées à temps. De nouveaux outils sont apparus récemment pour automatiser entièrement la gestion du poste client et gagner un temps considérable. Pour mieux comprendre le fonctionnement de cet outil, il est avant tout nécessaire de savoir de quoi il s’agit vraiment. Comment procéder pour en assurer la gestion dans les meilleures conditions ?

De l’importance de la gestion du compte client

Une entreprise qui accepte de faire un crédit à ses clients se prive volontairement d’une partie de ses liquidités pour faciliter ses ventes. Pourtant, au même moment, elle doit elle-même s’acquitter de ses propres charges et notamment les salaires et charges sociales de ses employés, factures auprès de fournisseurs et honorer certaines charges courantes, loyers, etc.

Cela signifie que le crédit client a un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise. Pour mieux suivre ces flux de trésorerie, il est donc crucial d’adopter une bonne méthode de gestion de compte client, basée sur des informations détaillées, de qualité et régulièrement mises à jour.

Les moyens de gestion du compte client doivent permettre :

• d’identifier facilement les factures par client ;

• de connaître les sommes d’argent à recevoir par client ;

• de connaître le délai de paiement restant depuis l’émission de la
  facture ;

• d’obtenir un rappel automatique lorsque le compte client arrive à
  son terme ;

• de pouvoir émettre facilement des relances lorsque l’échéance est
  dépassée.

Plus une entreprise gère un nombre important de clients, plus la gestion du compte client devient compliquée et chronophage. Dans ce cas, faire appel à une société spécialisée dans la gestion et le recouvrement de compte client s’avère souvent très pratique.

Les avantages majeurs de ce type de solution sont le gain de temps dans la relance des clients et l’amélioration du flux de trésorerie, car les clients règlent mieux et plus vite. Le service comptable n’est ainsi plus submergé par la relance clients et peut donc se consacrer à des tâches plus motivantes. Voyons maintenant les avantages et le mode de fonctionnement de ce type de service au niveau d’une entreprise ou tout simplement d’un commerce.

Pourquoi faire appel à une société de gestion de compte client ?

C’est le meilleur moyen, non seulement pour assurer le suivi de vos factures clients, mais aussi pour élaborer de bons plans stratégiques de recouvrement de créances. Vous n’avez plus besoin de vous perdre dans une mer de chiffres, de délais de paiement et de montants de factures. Vous n’avez pas non plus besoin d’imprimer des quantités de relances, la plateforme de gestion fait déjà le travail. L’automatisation ou la délégation de la gestion du compte client vous fait économiser du temps et de l’effort. De plus, si vous vendez à des collectivités publiques, l’interface avec Chorus Pro est généralement assuré.

Qui envoie les relances ?

Les relances des factures impayées incombent traditionnellement à votre entreprise. Néanmoins, ces envois peuvent être automatisés à partir de plateformes spécialement conçues pour le recouvrement de compte client. Souvent, l’envoi de messages de rappel dans les 5 ou 10 jours précédant la date d’échéance du compte client apporte de meilleurs résultats. Les chiffres prouvent que l’automatisation des relances de compte client fait économiser jusqu’à 80 % du coût de suivi de factures. Tout le mécanisme de création, d’envoi et de relance des factures est en effet confié à une plateforme spécialisée et libère ainsi une partie du personnel dédié à la gestion du compte client.

Les relances automatiques sont-elles vraiment efficaces ?

Certains cabinets spécialisés dans le recouvrement de créances disposent de leur propre outil en ligne pour automatiser la gestion des factures, l’envoi de message de rappel ou de demande de règlement de facture.

Cette plateforme envoie automatiquement les relances aux clients dont la facture approche l’échéance, comme si elles avaient été rédigées par l’entreprise elle-même. Cette dernière a le choix entre composer ses propres textes de relance ou choisir parmi les contenus rédigés au
préalable par le cabinet.

Ces textes pré-écrits s’inspirent de scénarios différents et affichent un taux de rendement élevé. Leur efficacité s’explique par la longue expérience du cabinet dans la relance et le recouvrement de créance.

De plus, ces textes adoptent un ton et un contenu différents en fonction de leur destinataire. Les cabinets spécialisés possèdent des formules destinées à de grands comptes et d’autres textes réservés aux TPE-PME, aux artisans, aux professionnels indépendants et même aux particuliers. Le recours à ces textes préétablis permet ainsi d’accélérer le processus de recouvrement. Certains cabinets promettent un temps de traitement 15 % plus rapide qu’avec des moyens exclusivement humains.

Fonctionnement de la relance automatique des clients

Tout d’abord, l’entreprise envoie ses factures sur la plateforme fournie par le cabinet de recouvrement. L’envoi est entièrement sécurisé, et sans risque. Les factures peuvent même être générées sur place, avec le même outil fourni par le cabinet. Le système les analyse ensuite avant de procéder aux relances, et cela, selon le scénario convenu. Ensuite, le système envoie automatiquement les relances en fonction de la date d’échéance prévue au contrat.

Quels que soient le ton et le scénario employés, le courriel automatisé indique toujours le montant dû, le numéro de la facture à payer ou impayée et les pénalités éventuelles pour retard de paiement. Lorsque l’entreprise reçoit les paiements, elle doit mettre à jour la facture sur la plateforme. Cette dernière considérera alors le cas comme résolu et le retirera des comptes clients à traiter en urgence. Durant tout le processus, le nom du cabinet de recouvrement n’apparaît nulle part dans les documents de votre entreprise. Tous les courriers sont envoyés “comme si c’était vous “.

En cas d’échec des relances

Lorsque les lettres de rappel et de relance n’apportent pas les résultats escomptés à savoir le règlement de la facture, votre entreprise peut engager une procédure de recouvrement à l’amiable, soit en nom propre, soit avec l’aide d’un cabinet de recouvrement. Cette seconde option est souvent plus efficace, l’expertise professionnelle et l’expérience du cabinet apportant une grande différence.

Lorsque le dossier est traité en recouvrement, le cabinet envoie les lettres de relance en affichant son nom en fonction. Il se présente alors officiellement comme le mandataire de votre entreprise. Il s’agit alors d’un autre service bien différent d’un simple abonnement à une plateforme de gestion de compte client, de création de factures et d’envoi de lettres de relance.